Seguridad en documentos

Ya hemos hablado en varias ocasiones de la seguridad de los datos. De la necesidad de proteger los datos con los que trabajamos y la de organizar un sistema de copias de seguridad por si los perdemos por algún tipo de desastre.

Hoy sin embargo, vamos a hablar de un tema relacionado con la seguridad, pero orientado mucho más al aspecto físico de los documentos, y más concretamente a la destrucción de los mismos.

En cualquier oficina, e incluso en cualquier domicilio, pasan continuamente una gran cantidad de documentos con datos : facturas, nóminas, albaranes, resúmenes de ventas, extractos bancarios, etc.
Si nos detenemos a pensar, todos estaremos de acuerdo en que no nos gustaría que esa información cayera en manos de desconocidos o de conocidos que no tienen por qué tener acceso a ella.

Por este motivo es tan importante el acto de destruir documentos con información confidencial. Cuando llega el momento de limpiar un archivo, o simplemente en el momento de tirar el borrador del extracto del banco con el que hemos estado punteando la contabilidad, debemos ser muy conscientes de nuestros actos y no tirarlos a la papelera con descuido.

Para ayudarnos con esta tarea tenemos dos opciones. La primera, ideal para grandes volúmenes de documentos, es la de contratar a una empresa especializada en estas actividades. Ellos se encargarán de recoger los documentos en nuestro domicilio, de destruirlos según el grado de confidencialidad necesario.
La segunda opción, ideal para el día a día, consiste en el uso de una destructora personal de documentos. Pero cuidado con esta opción, porque en función del tipo de documentos que manejemos, no servirá cualquiera de las que se ofertan en el mercado.

Debemos tener en cuenta en primer lugar si el corte es en tiras o cruzado y en segundo lugar la anchura de las tiras y la longitud del corte cruzado. Los niveles de seguridad en función de estos parámetros van desde el “General” con corte en tiras de hasta 12 mm, para documentos sin ningún nivel de confidencialidad como publicidad, etc.; hasta los de “Alta seguridad-TS” con corte cruzado con fragmentos de 0,8 x 4,5 mm como máximo.

Como recomendación, el mínimo exigible para documentos que contengan datos de carácter personal y para cumplir con la LOPD, se deben usar destructoras de tiras con un ancho máximo de 1,9 mm.